Schvaľovanie faktúr pre Microsoft 365

Manuálne zadanie faktúry do systému:

• Manuálne vypísanie minimálneho rozsahu dát: číslo faktúry, variabilný symbol (VS), suma, splatnosť, dátum DPH, atď
• Manuálne vloženie skenu faktúry do systému.

Automatizované schvaľovanie po uložení:

• Po uložení faktúry do systému sa automaticky spustí schvaľovací proces podľa prednastavených pravidiel.

Riadenie procesu schvaľovania:

• Proces prechádza cez povinné úrovne schvaľovania.
• Podľa hodnoty faktúry môže byť smerovaná na nadlimitné úrovne.
• Povinné úrovne schvaľovania môžu byť špecifické, napríklad podľa zaradenia faktúry na nákladové stredisko, pričom celá faktúra musí byť priradená k jednému stredisku bez možnosti rozúčtovania na viaceré strediská.

Notifikácie a možnosti schvaľovania:

• Schvaľovatelia dostávajú emailové notifikácie o potrebe schválenia faktúry.
• Možnosť schváliť faktúru prostredníctvom mobilného telefónu

Správa notifikácií:

• Systém posiela notifikácie o schválených a zamietnutých faktúrach zodpovedným rolám v organizácii.

Delegovanie schvaľovateľov:

• Možnosť nastavenia zástupcov pre schvaľovateľov v prípade ich neprítomnosti, čím sa zabezpečuje kontinuita procesu schvaľovania.

Ďalšie dokumenty:

• Schvaľovanie žiadaniek a objednávok

Jednoduchšie schvaľovanie:

• Schvaľovanie priamo v aplikácii outlook kliknutím na tlačítko schválenia alebo zamietnutia

Eskalácie:

• Nastavenie automatizovaného procesu eskalácie pri nevybavení alebo zamietnutí podľa Vašich firemných postupov

Synchronizácia dát s inými systémami:

• Automatická synchronizácia údajov, ako sú zoznamy dodávateľov a nákladových stredísk s externými systémami.

Automatické vyťažovanie dát:

• Vloženie faktúry do skenera s použitím špecifického profilu pre automatické spracovanie.
• Vytvorenie PDF skenu faktúry.
• Nahratie faktúry do systému Microsoft 365.
• Automatické extrahovanie dát z faktúry.
• Automatické spustenie procesu schválenia, ak faktúra obsahuje všetky potrebné údaje.

Automatické schválenie faktúr:

• Automatické schválenie faktúr, ktoré zodpovedajú predtým schváleným objednávkam alebo zmluvám.
• Možnosť rozšírenia o samostatné moduly na schvaľovanie objednávok a evidenciu zmlúv.
• Automatické schvaľovanie faktúr za bežné operatívne výdavky (napríklad telekomunikačné služby alebo elektrina), keď sú v rámci stanovenej tolerancie.

Rozšírený reporting:

• Podrobné reportovacie funkcie pre lepší prehľad o finančných transakciách.

Rozúčtovanie faktúry na viaceré strediská:

• Možnosť automatického rozdelenia nákladov faktúr na viaceré nákladové strediská podľa interných pravidiel.

Automatické párovanie dobropisov:

• Systém automaticky identifikuje a spáruje príslušné dobropisy s faktúrami na účely účtovného spracovania.